4 signalen dat je bedrijf uit Excel groeit (en wat het alternatief is)
Je opent de sheet en ziet dat iemand net een formule heeft overschreven. Of je zoekt tien minuten naar de juiste versie van een bestand. Excel is een prima hulpmiddel om mee te starten, maar bij groei gaat het knellen.
Herken je een of meer van deze vier signalen? Dan is het tijd om te kijken naar software die je Excel-bestand vervangt.
Signaal 1: niemand weet meer welke versie klopt
Offerte_def.xlsx, Offerte_def2.xlsx, Offerte_def_NIEUW.xlsx. Zodra er meerdere kopieën rondgaan via e-mail of een gedeelde map, ontstaat twijfel. Wie heeft de laatste wijziging gedaan, en zijn die cijfers nog actueel?
Ook met gedeelde bestanden in de cloud blijft dit lastig als meerdere mensen tegelijk werken. Een kleine fout valt pas op als een klant belt of een factuur niet klopt.
Signaal 2: formules worden per ongeluk overschreven
Excel is flexibel, en dat is precies het risico. Eén verkeerde plakactie of een verschoven kolom en een berekening geeft een ander resultaat, zonder dat iemand het merkt.
Vaak is er één collega die het bestand echt begrijpt. Is die persoon met vakantie of uit dienst, dan staat het werk stil. Dat is een kwetsbaarheid die bij groei steeds zwaarder weegt.
Signaal 3: je typt dezelfde gegevens meerdere keren over
Klantgegevens staan in het spreadsheet, maar ook in je boekhouding, je mail en je planning. Elke keer overtypen kost tijd en vergroot de kans op fouten.
Wanneer medewerkers een deel van hun week besteden aan kopiëren, controleren en bijwerken, is dat een duidelijk teken dat het proces om een andere oplossing vraagt.
Signaal 4: je wilt bepalen wie wat mag zien en doen
Een spreadsheet kent nauwelijks onderscheid tussen rollen. Iedereen met toegang ziet alle tabbladen, inclusief marges, salarissen of klantgegevens die niet voor iedereen bedoeld zijn.
Wil je dat een buitendienstmedewerker alleen eigen opdrachten ziet, of dat een klant zelf de status kan volgen? Dan loop je tegen de grenzen van Excel aan, ook als het gaat om de AVG.
Wat is het alternatief?
Je hoeft niet alles in één keer te vervangen. Vaak begint het met het onderdeel dat de meeste fouten of tijd kost, zoals de offerte, de planning of de orderadministratie. Daarvoor bouwen we een webapplicatie met vaste invoervelden, rollen en een centrale database, zodat iedereen met dezelfde actuele gegevens werkt.
Excel mag blijven voor analyses en losse berekeningen. Het verschil is dat het dagelijkse proces niet meer afhangt van één kwetsbaar bestand.
Bespreek je spreadsheet met Maurice
Benieuwd welk onderdeel van je Excel-proces het eerst aandacht verdient? Plan een vrijblijvende kennismaking met Maurice de Pauw. Wil je eerst weten waar de kosten van afhangen? Lees dan wat de kosten bepalen van Excel naar app.